Chìa khóa lớn nhất trong quản lý thời gian là sự ưu tiên. Bằng cách chia nhỏ danh sách công việc phải làm thành những nhiệm vụ cấp bách, ngắn hạn và mục tiêu dài hạn, bạn có thể sử dụng thời gian của bạn hiệu quả hơn. Dưới đây là 6 phương pháp cơ bản để quản lý thời gian yêu thích của chúng tôi đối với các chủ doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá!
Email vừa là một điều kỳ diệu và cũng là một lời nguyền. Một mặt, đây cách để các thành viên trong nhóm tiếp cận với nhau, nhưng cũng có thể là một trong những việc ngốn thời gian nhất nếu bạn đang kiểm tra nó mỗi 10 phút. Hãy dành một thời gian cụ thể kiểm tra các email. Làm như vậy không những sẽ giữ cho bạn tỉnh táo, mà còn cho phép bạn loại bỏ những tác vụ bạn không cần thiết làm trong suốt cả ngày.
Một trong những khía cạnh của quản lý là bạn sẽ bị vướng vào rất nhiều việc và các nhiệm vụ khác nhau. Bạn sẽ thấy mình dành ra quá nhiều thời gian vào các dự án của người khác, mà không hoàn thành nhiệm vụ của riêng bạn. Chặn tất cả các phần của kế hoạch hàng ngày hoặc hàng tuần và chỉ tập trung vào riêng công việc của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn không được đặt vào những cam kết khác trong thời gian này và tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ trong tầm tay.
Nếu bạn có cuộc họp hãy dành ra một khoảng thời gian nhất định và đặt lịch hẹn để hoàn thiện đúng giờ cho các lịch trình khác diễn ra đúng thời hạn. Điều này sẽ không những giữ cho bạn phải đúng giờ mà còn không phá vỡ những thứ còn lại trong ngày.
Khi bạn là một chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý, điều quan trọng là phải linh hoạt. Mỗi ngày là một thách thức khác nhau và sự ưu tiên là quan trọng nếu bạn muốn giữ cuộc sống của mình cân bằng. Để sắp xếp thời gian, xác định nhiệm vụ là cấp thiết và những nhiệm vụ khác có thể cân nhắc làm sau. Từ đó, xây dựng danh sách của bạn dựa trên tầm quan trọng, thời gian tham gia, hoặc các nguồn lực cần thiết. Bạn có thể có một dự án có thể giải quyết trong 15 phút và nhiều dự án khác sẽ kéo dài đến vài ngày. Đối với các dự án được đưa ra, hãy kiểm tra mức độ hoàn thành để tránh lãnh phí thời gian.
Dài dòng, căng thẳng, cuộc họp không hiệu quả là những điều tồi tệ nhất có phải không? Ở vị trí của bạn, bạn có sức mạnh để thay đổi điều này. Tạo ra mục đích cuộc họp bằng cách tạo ra một tài liệu có nội dung rõ ràng và chia làm 3 cột. Trong mỗi cột, bạn có thể liệt kê ra các chủ đề, các điểm thảo luận chính, và các hành động. Cột cuối cùng để ghi rõ quá trình theo dõi. Khi cuộc họp đã kết thúc, chia sẻ và lưu tài liệu theo nhóm để tiện tìm kiếm.
Không có vấn đề gì về kích cỡ hoặc ngành công nghiệp của doanh nghiệp, các công cụ quản lý dự án là cần thiết. Google Drive là một cách tuyệt vời để phân phối tài liệu giữa văn phòng và có thể được truy cập từ bất cứ nơi nào. Các dự án cụ thể như Asana và Basecamp là hoàn hảo để tổ chức các nhiệm vụ dựa trên các mốc thời gian hoặc người được uỷ quyền. Đối với truyền thông nội bộ, Slack đã giới thiệu bản thân như là một ứng dụng được tính đến, cắt giảm các email với khả năng tìm kiếm và hệ thống quản lý tập tin. Các công cụ khác như Evernote cũng rất tuyệt vời để giữ cho mình có tổ chức. Với nhiều tính năng ghi chép và sao chụp tài liệu, đó là ý tưởng tuyệt vời để chia sẻ ý tưởng mọi lúc trên mọi thiết bị.
