Nó là một tập hợp các nguyên tắc, phương pháp, kỹ năng, công cụ và hệ thống giúp bạn quản lý thời gian của bạn để thực hiện những gì bạn muốn.
Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, bạn không thể lưu trữ hay tiết kiệm thời gian để ngày mai mang ra dùng. Mỗi người đều có cùng một lượng thời gian giống nhau trong ngày. Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được. Phần lớn mọi người đều cảm thấy có quá nhiều việc phải làm và không có đủ thời gian. Họ đổ lỗi cho thiếu thời gian vì ít tài chính, căng thẳng, kém quan hệ xã hội và thậm chí là không tập thể dục bảo vệ sức khỏe.Nếu quản lý thời gian một cách thông minh bạn có thể dành được thời gian làm những gì mình muốn và làm những gì bạn cần làm.Quản lý thời gian là quan trọng đối với cuộc sống và sự nghiệp thành công của mỗi cá nhân. Nó dạy cho bạn làm thế nào để sắp xếp thời gian và tận dụng tối đa thời gian một cách hiệu quả.
Có lẽ bạn đã từng nghe nhiều lời khuyên về quản lý thời gian, chẳng hạn như hãy dành nhiều thời gian vào những vấn quan trọng nhất và dành ít thời gian vào những việc nhỏ gây xao lãng việc quan trọng. Vấn đề chính ở đây là không phải lúc nào lựa chọn này cũng trắng đen rõ ràng, hơn nữa mọi thứ trên thực tế cứ xáo trộn lung tung hết cả lên. Cái bạn cần là nghĩ giải quyết thứ hỗn độn này. Quy tắc 40-30-20-10 sẽ giúp bạn điều đó và cho bạn một khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý.
Trước tiên ta hãy phân bổ thời gian 24 giờ của chúng ta sao cho hợp lý, đủ thời gian làm việc và nghỉ ngơi, đảm bảo tái tạo sức khỏe.
- 40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu hàng ngày
- 30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe
- 20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ
- 10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa…
Quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10 cho công việc
- 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
- 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
- 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
- 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Dựa vào đó bạn sẽ đặt ra lựa chọn:
1) tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu
2) ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này
3) dành thời chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian.
1. Bạn phải làm gì?
Hãy dành thời gian quý báu của bạn để tập trung làm những việc quan trọng cho thành công sự nghiệp của bạn. Làm những công việc mà bạn có thể làm một cách hiệu quả (Theo nguyên tắc 4D — Do it…. Delegate it….Defer it….or Dump it)
2. Bạn làm khi nào?
Lập kế hoạch thời gian/ tổ chức công việc của bạn theo kế hoạch sao cho bạn không bao giờ phải làm những việc rơi vào hạng mục “Không Quan Trọng”.
-Tạo một biểu mẫu kế hoạch cho mỗi thời kỳ – tháng/tuần/ngày – để giúp phân bổ các thời kỳ thành những loại nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: Đi gặp khách hàng, trả lời/thực hiện cuộc gọi… Làm việc một cách lặng lẽ, tổ chức lại công việc giấy tờ, đọc kỹ.
- Sử dụng Biểu mốc thời gian
- Mấu chốt để sử dụng thời gian hiệu quả chính là lập kế hoạch
- Làm việc với những danh sách và đánh dấu những hạng mục ưu tiên (a,b,c) –
- Sut dụng: Danh mục hàng này/hàng tuần
3. Lập kế hoạch
Vì Hiệu suất
- Làm trước – Đêm thứ Sáu hoặc cuối tuần của tuần sắp tới, đêm hôm trước của ngày hôm tới vẫn tốt hơn là làm vào sáng sớm ngày hôm đó.
- Thu thập tài liệu trước, để bạn có thể “xuất phát chạy ngay khi cần”.
Vì Động lực
- Đưa vào danh sách càng nhiều càng tốt, bạn càng loại bỏ nhiều được những mục bạn đã làm thì bạn càng có thêm động lực.
- Khi gặp phải những dự án lớn, hãy chia nhỏ chúng thành những bước nhỏ để bạn có thể bao quát được quá trình.
Vì Hiệu quả
- Mỗi dự án lớn cần phải được lập kế hoạch qua các thời kỳ – với các hoạt động cần phải được đặt đúng lúc
Có rất nhiều điều bạn có thể làm và sử dụng các công cụ để quản lý thời gian một cách hiệu quả. Có rất nhiều thời gian lãng phí mỗi ngày, mà lẽ ra bạn có thể sử dụng một cách tốt hơn. Bạn có thể thay đổi những thói quen lối sống để tăng thêm thời gian bạn có mỗi ngày một cách hữu hiệu.
Hãy suy nghĩ, lập kế hoạch và tìm hiểu xem những người khác quản lý thời gian thế nào, và hãy đọc sách, những bài viết về quản lý thời gian. Điều đó sẽ giúp bạn phát triển kỹ năng và cung cấp cho bạn có thêm nhiều ý tưởng tốt. Trong số rất nhiều những thay đổi mà bạn có thể thực hiện để quản lý thời gian, khá dễ và khá là quan trọng, đó là dậy sớm vào buổi sáng. Hãy bớt xem TV muộn vào buổi tối và đi ngủ sớm hơn bình thường một chút. Dần dần bạn tạo được thói quen dậy sớm hơn.
Học cách loại bỏ cảm giác bạn đang có quá nhiều việc phải làm và không có đủ thời gian. Hãy suy nghĩ và cảm nhận như là bạn đang có tất cả thời gian trên thế giới này trong tay. Vì vậy, hãy dành thời gian để đánh giá tầm quan trọng của thời gian trong cuộc sống của bạn. Luôn lập kế hoạch thời gian của bạn thật tốt và đừng lãng phí nó vào những vấn đề vô dụng. Hãy thận trọng không để trì hoãn, và làm tất cả mọi thứ một cách tốt nhất bạn có thể một cách toàn tâm và toàn ý. Tôi hy vọng bạn đã có một vài ý tưởng về cách quản lý thời gian hiệu quả cho cuộc sống của mình!
