Quản trị thay đổi (Change management) là quy trình hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị, lêm kế hoạch và hỗ trợ các cá nhân áp dụng thành công sự thay đổi - nhằm mục tiêu thúc đẩy thành công và cải thiện kết quả kinh doanh. Mỗi giai đoạn và công ty có những đặc thù nhất định - tuy vậy, nhiều thập kỷ nghiên cứu đã cho thấy một số chiến lược doanh nghiệp có thể thực hiện tác động đến quá trình chuyển đổi cá nhân nơi đội ngũ nhân viên.
Quản trị sự thay đổi bao gồm 3 cấp độ:
Ở cấp độ cá nhân, quản trị sự thay đổi đòi hỏi cấp lãnh đạo - quản lý phải hiểu được quá trình chuyển đổi nơi từng thành viên diễn ra như thế nào - cũng như "chất xúc tác" cần thiết cho quá trình này. Cụ thể lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định câu trả lời cho những vấn đề sau:
- Nhân viên của bạn cần nghe những thông điệp nào, khi nào và từ ai?
- Thời điểm tối ưu để đào tạo nhân viên phát triển kỹ năng mới
- Cách huấn luyện (coaching) nhân viên thay đổi hành vi, cùng nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi đó.
Quản trị thay đổi tổ chức là yêu cầu quan trọng đối với quản lý dự án - bắt đầu bằng việc xác định các cá nhân/ đội nhóm nào cần thay đổi để đạt được kết quả kinh doanh. Từ đó doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết để đảm bảo các nhân viên đó phát triển được nhận thức, năng lực lãnh đạo, huấn luyện và đào tạo cần thiết.
Năng lực quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp là yêu cầu tối quan trọng với cấp lãnh đạo - nhằm mục tiêu mang lại lợi thế cạnh tranh và khả năng thích ứng với những biến động liên tục của thế giới. Quá trình này bảo gồm việc: hoàn thiện các vai trò, cấu trúc, quy trình, dự án và năng lực lãnh đạo của tổ chức. Mục đích cuối cùng là để các cá nhân nắm bắt sự thay đổi của thị trường áp dụng công nghệ mới kịp thời.
Quá trình nghiên cứu và phát triển quản trị sự thay đổi đã dẫn đến việc ra đời của nhiều mô hình. Nổi bật nhất là Mô hình 7S của McKinsey.
Hầu hết các mô hình đều cung cấp một quy trình hỗ trợ có thể áp dụng quá trình phát triển của doanh nghiệp và cá nhân.
Quy trình này bao gồm 3 giai đoạn chính:
- Chuẩn bị: Ở bước đầu tiên, hoạt động đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi sẽ giúp định hướng việc xây dựng chiến lược dành cho doanh nghiệp.
- Quản lý: Thực hiện kế hoạch quản lý thay đổi tích hợp vào kế hoạch dự án.
- Củng cố: Triển khai các cơ chế và đánh giá tuân thủ để thúc đẩy sự thay đổi.
Đối với các vị trí lãnh đạo cấp cao, năng lực quản lý sự thay đổi bao gồm khả năng thúc đẩy và thể hiện cam kết với thay đổi - cả về phương diện cá nhân lẫn tổ chức. Trong đó nhà lãnh đạo đóng vai trò huấn luyện và hỗ trợ cấp dưới trong quá trình chuyển đổi của chính bản thân.
Quản lý thay đổi không chỉ đơn thuần là giao tiếp và đào tạo. Trọng tâm của công tác này là tuân theo một quy trình có cấu trúc, đồng thười sử dụng bộ công cụ toàn diện để thúc đẩy thay đổi thành công tổ chức cá nhân.
Trong bối cảnh thế giới biến động hiện nay, doanh nghiệp có rất nhiều lý do để đầu tư vào chiến lực quản lý thay đổi - cả ở cấp độ vi mô và vĩ mô. Sau đây là 3 nguyên nhân chính:
1. Thay đổi tổ chức xảy ra ở từng cá nhân một
Chúng ta rất dễ rơi vào trạng thái "cạm bẫy" tư duy về thay đổi từ góc độ tổ chức. Chẳng hạn đối với nhà sáng lập hoặc mua lại, cấp lãnh đọa chỉ quan tâm đến những vấn đề như: cấu trúc tài chính, tích hợp dữ liệu, ....Tuy nhiên thay đổi hệ thống luôn bắt đầu từ từng cá nhân một. Chính sự chuyển đổi của từng thành viên tạo thành nền móng thay đổi thành công cho tổ chức.
2. Giảm bớt tình trạng tốn kém chi phí
Việc bỏ qua khía cạnh con người trong quản trị thay đổi sẽ dẫn đến những hậu quả:
- Năng suất suy giảm trên quy mô lớn
- Nhà quản lý không sẵn sàng dành thời gian hoặc nguồn lực cần thiết để hỗ trợ thay đổi
- Các bên liên quan chính không có mặt trong các cuộc họp quan trọng
- Nhà cung cấp và khách hàng nhận thấy những gián đoạn trong hoạt động doanh nghiệp
- Tinh thần của nhân viên bị ảnh hưởng, gây chia rẻ nội bộ
- Tình trạng căng thẳng, bê bối, và mệt mỏi gia tăng
- Nhân viên tài năng nghỉ việc
- Dự án trễ hẹn, vượt ngân sách, thậm chí bỏ dở
3. Tăng cơ hội thành công cho doanh nghiệp
Dữ liệu thực tế đã cho thấy tác động ngày càng lớn của quản trị sự thay đổi hiệu quả đến khả năng thành công trong hoạt động kinh doanh. Nghiên cứu Prosci cho thấy 93% cấp lãnh đạo thực hiện quản lý thay đổi xuất sắc đã đạt hoặc vượt mục tiêu, trong khi chỉ có 15% người quản lý thay đổi kém có thể hoàn thành mục tiêu đề ra. Nói cách khác, chiến lược quản trị sự thay đổi tốt giúp doanh nghiệp gia tăng cơ hội thành công lên gấp 6 lần.
Với những biến động liên tục xảy ra trong môi trườn kinh doanh hiện nay, quản lý sự thay đổi đã trở thành một trong những chức năng kinh doanh quan trọng nhất - đặc biệt trong các trường hợp:
- Áp dụng công nghệ mới
- Sát nhập, mua lại
- Thay đổi trong ban lãnh đạo
- Chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp
- Trong thời kỳ khủng hoảng
Nếu gặp bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào hãy liên hệ với Coach Nancy Quyên, nhà huấn luyện của ActionCOACH Hanoi West để đạt được mục tiêu một cách nhanh nhất. Hi vọng bài viết đã đem lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn.
