TẦM QUAN TRỌNG CỦA KPIs
Hãy tạm dừng một vài giây về việc kinh doanh và nói về việc lái xe hơi. Nếu bạn đang lái xe hơi trong đêm tối và bảng điều khiển xe bỗng vụt tắt, bạn sẽ làm gì? Vâng, tôi có thể đảm bảo rằng: Nhiều bạn dừng lại và cố gắng sửa chữa nó. Cũng một số bạn sẽ tiếp tục lái xe một cách rất cẩn thận. Thế nhưng, chắc chắn không ai trong số các bạn thấy thoải mái trong tình huống đó.
Bây giờ, một số bạn sẽ hỏi: “Ben, nhiệt độ trong xe thì sao?” Vâng, hầu hết chúng ta đều không để ý đến nhiệt độ trong xe, thậm chí cả nhiên liệu. Mặc dù, chúng luôn xuất hiện ở đó nhưng chúng ta không để ý đến thường xuyên. Chúng ta luôn chỉ quan tâm đến tốc độ, và trong trường hợp những thứ khác mất đi, chúng ta trở nên khó chịu.
ĐIỀU ĐÓ CŨNG TƯƠNG TỰ TRONG KINH DOANH
Ngày nay, trong kinh doanh có nhiều loại KPIs mà chúng ta nhìn vào. Dòng tiền của bạn cũng giống như nguồn nhiên liệu. Đầu tiên, bạn cần phải chắc chắn về lượng tiền mặt thu và chi. Bên cạnh đó, có nhiều loại KPIs khác chúng ta cũng cần đo lường.
Dưới đây là 5 lời khuyên cho việc thiết lập KPIs trong doanh nghiệp của bạn.
Người ta thường nói rằng: “Tê liệt bởi phân tích”. Bạn không muốn điều đó xảy ra ở doanh nghiệp của bạn? Việc bạn cần làm là tìm ra những điều quan trọng để đánh giá doanh nghiệp của bạn đang đi đúng hướng, hoặc là rơi vào lỗ hổng hay là đi sai hướng.
Khi nói về bức tranh toàn cảnh, tôi muốn bạn tưởng tượng rằng bạn đang ở trên một hòn đảo xinh đẹp đâu đó Thái Bình Dương và nhấm nháp một ly cocktail hay một cốc beer. Sáng thứ hai hàng tuần, bạn sẽ nhận được một báo cáo, nhưng báo cáo không thể dài hơn một tờ giấy A4. Điều gì là quan trọng giúp bạn đưa ra quyết định từ báo cáo đó?. Bản báo cáo cần là bức tranh hiện trạng toàn cảnh. Hãy tưởng tượng – Tôi là một phi công và tôi có máy bay riêng. Máy bay của tôi luôn có đèn cảnh báo. Khi gặp nguy hiểm hay cản trở gì đó, nó luôn luôn bắt đầu với tiếng “meep meep meep” ù to và ánh sáng của đèn cảnh báo.
Bức tranh hiện trạng chính là đèn cảnh báo. Điều đó sẽ nhắc nhở rằng: “Này, có cái gì đó không đúng và bạn cần phải xem xét lại.” Tương tự như trên một chiếc máy bay, ánh đèn nhấp nháy, tiếng kêu vù vù bỗng tắt. Tuy nhiên, sự báo hiệu đó không chỉ ra được lỗi ở đâu. Nó chỉ nhắc nhở họ kiểm tra lại những bộ phận khác ở buồng lái để tìm ra lỗi. Và điều này cũng áp dụng tương tự trong kinh doanh. Đây là bức tranh hiện trạng toàn cảnh, bạn nên nhìn vào những điều này. Ví dụ, có rất nhiều hàng hoá hoặc đơn giá trong tuần. Đó là những kết quả rất tốt. Bạn biết rằng số lượng đơn giá dựa trên số lượng người bán hàng. Doanh nghiệp của bạn nên có 35 người bán hàng. Khi nhận, bạn chỉ nhận được 20 báo cáo và bạn biết rằng: “Vấn đề nằm ở đây. Chúng ta chỉ có 20 đơn giá tuần này và tôi cần biết lí do.” Đây chính là lời khuyên thứ nhất. BỨC TRANH HIỆN TRẠNG TOÀN CẢNH.
Bạn cần xem xét những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Điều gì là chìa khoá? Hãy chắc chắn rằng chúng là một phần của bức tranh hiện trạng KPIs hoặc ít nhất là tuân theo những điều đó. “Nếu KPIs là những điều quan trọng, là những yếu tố chìa khoá cho việc kinh doanh của tôi, thì tôi biết nếu không có những con số đó, tôi sẽ không biết con đường mà tôi cần đi.”
Ví dụ, trong doanh nghiệp của tôi, một trong những chìa khóa thành công là các cuộc họp bán hàng, chúng tôi gọi đó là “đánh giá kinh doanh”, nhưng về cơ bản nó là một cuộc họp bán hàng. Chúng tôi họp với lần lượt từng người cá nhân. Nếu họ đủ điều kiện, họ sẽ làm đánh giá kinh doanh. Vào giai đoạn cuối của việc đánh giá kinh doanh, chúng tôi phát hiện những lỗ hổng trong kinh doanh của họ, và chúng tôi nhận ra họ có muốn được tham gia những chương trình huấn luyện hay không. Sau đó, chúng tôi sẽ cân nhắc chương trình phù hợp với họ. Đó là một trong những chìa khóa trong kinh doanh của chúng tôi. Hãy cố gắng thực hiện những cuộc họp này hàng tuần, bởi vì tôi biết rằng nếu không thực hiện, chúng ta khó có thể phát triển doanh nghiệp.
Một chìa khoá kinh doanh khác của chúng tôi là giữ khách hàng lâu hơn. Hiện nay, cách chúng tôi giữ chân khách hàng bằng việc đảm bảo khách hàng nhận lại được nhiều giá trị từ những đầu tư của họ. Chúng tôi nỗ lực rất lớn vào việc đào tạo huấn luyện nhân viên kinh doanh: Làm việc với các khách hàng cần cung cấp cho họ nhiều giá trị hơn nữa để các khách hàng ở lại lâu hơn. Đây là hai chìa khoá chính của tôi. KPIs cũng liên quan đến hai điều này. Đó là những gì tôi nói về việc xác định các yếu tố quan trọng và cấu trúc KPIs xung quanh hai điều này.
Nếu bức tranh hiện trạng KPIs mất nhiều giờ để thực hiện và phân tích số liệu, bạn sẽ không nhận được báo cáo nhanh chóng. Vì vậy, bạn muốn làm KPIs trở nên đơn giản? KPIs chỉ cần đơn giản, rõ ràng miễn là chúng có ý nghĩa với bạn. Chúng ta sẽ đặt chuông báo động cảnh báo nếu một điều gì đó bất thường đang xảy ra, không quan trọng xem cầu kì hay phức tạp. Đó là cách kiểm soát doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng KPIs cần dễ dàng để đo lường.
Ở gợi ý 4, hãy chắc chắn rằng KPIs dễ dàng để đo lường và chúng chứa đựng nhiều ý nghĩa. Không tốt nếu những con số đó không có giá trị, cách mà kết toán nói: “Bạn nên theo dõi con số này”, hoặc internet viết rằng:”Đây là năm điều bạn nên theo dõi.” Nếu không có ý nghĩa, bạn không nên lặp lại. Nếu con số ấy có ý nghĩa với bạn, khi nhìn vào đó sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn.
Tôi nhận được nhiều câu hỏi về việc thiết lập KPIs khi chúng ta kiểm tra và đo lường những con số như tỷ lệ chuyển đổi và các con số tương tự. Không quan trọng việc KPIs được đo đường như thế nào. “Ben, những thứ này phải chính xác tuyệt đối không?” là câu hỏi thường xuất hiện. Vâng, KPIs không cần tuyệt đối chính xác, chúng chỉ cần được đo lường liên tục.
Ví dụ, nếu tôi đo lường tỉ lệ chuyển đổi làm KPI cho doanh nghiệp, miễn là tôi có số liệu, tôi muốn con số đó phải tăng lên. Đó là KPI của tôi. Tỷ lệ chuyển đổi của tôi, là con số tôi chuyển khách hàng tiềm năng thành khách hàng thật sự, tôi muốn tăng con số này lên, đó chính là KPI. Nếu con số đó giảm đi, có nghĩa là có vấn đề không đúng xảy ra trong quá trình bán hàng. KPI này được thiết lập và con số đó tăng lên là điều tốt, ngược lại, nó giảm đi là điều không hề tốt.
Đã có lần tôi nói về gợi ý thứ 5 là việc làm báo cáo KPI hàng tuần. Bạn yêu cầu các nhóm phải báo cáo hàng tuần dựa theo KPIs của họ. Đừng đợi đến cuối tháng mới làm báo cáo. Nó không khác gì việc bạn đi xe hơi về đến nhà rồi mới nhìn đến tốc độ. Lúc đó nó chỉ là con số 0, không nói lên được điều gì cả. Tương tự, nếu bạn điều hành doanh nghiệp của bạn thì nên xem xét những con số hàng tuần. Bạn nên có cái nhìn về dòng tiền mỗi ngày:“ Có bao nhiêu tiền trong tài khoản hôm nay? Tôi sẽ phải trả bao nhiêu cho ngày mai? Tôi sẽ nhận được bao nhiêu?…”. Việc xem xét những số liệu này hàng ngày giúp bạn dễ dàng điều hành doanh nghiệp.
HI VỌNG RẰNG NHỮNG GỢI Ý NÀY SẼ GIÚP BẠN THIẾT LẬP KPIs
Nếu bạn chèo lái doanh nghiệp mà không có sự điều hành, giống như lái xe không buồng lái, bạn sẽ bị tai nạn. Điều này có nghĩa là bạn đang đi sai hướng. Hi vọng rằng, bài viết này giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của KPIs và thiết lập được KPIs cho doanh nghiệp của bạn.
Tác giả: Ben Fewtrell
